(QBĐT) - Nhằm hỗ trợ cho giảng viên (GV) và sinh viên (SV) trong hoạt động dạy và học, cung cấp thông tin trực quan về hoạt động quản lý và giảng dạy phục vụ công tác lãnh đạo của nhà trường, cho GV, đơn vị, cá nhân liên quan một cách nhanh chóng, kịp thời, Trường đại học Quảng Bình (ĐHQB) đã thực hiện đề tài khoa học-công nghệ cấp tỉnh “Nghiên cứu xây dựng hệ thống phần mềm quản lý đào tạo SV”. Đây là nhiệm vụ thiết yếu, là điểm nhấn trong thực hiện chuyển đổi số hiện nay của nhà trường.

Trường ĐHQB là cơ sở giáo dục đại học công lập, đào tạo đa ngành dưới sự quản lý của UBND tỉnh. Hiện nay, nhà trường đào tạo các bậc đại học, cao đẳng với các hình thức đào tạo chính quy, vừa làm vừa học, văn bằng 2, chương trình 2, liên thông. Ngoài ra, trường còn tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn...

Do đó, hoạt động tổ chức và quản lý đào tạo phải áp dụng các quy chế đào tạo khác nhau do Bộ Giáo dục-Đào tạo (GD-ĐT) và Trường ĐHQB ban hành. Việc tổ chức chương trình đào tạo, phân công giảng dạy, sắp xếp thời khóa biểu, đăng ký học phần, nhập điểm, đánh giá và tổng kết… rất phức tạp đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin để hoạt động đào tạo được diễn ra một cách bình thường và đáp ứng các yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ của phòng đào tạo, các khoa, bộ môn, các GV và SV.

PGS.TS. Nguyễn Đức Vượng, Hiệu trưởng Trường ĐHQB cho biết: Những năm gần đây, nhà trường đã khai thác và phát huy hiệu quả các hệ thống phần mềm phục vụ cho các hoạt động giảng dạy và duy trì vận hành công tác; trong đó có hệ thống phần mềm quản lý đào tạo (phần mềm được mua theo gói).

Tuy nhiên, phần mềm quản lý đào tạo hiện tại đang gặp rất nhiều lỗi do những nguyên nhân không thể khắc phục được, như: Hệ thống đã quá cũ, các module không đồng bộ (phần xếp thời khóa biểu làm riêng và nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý đào tạo), chỉ tập trung vào các chức năng nghiệp vụ quản lý đào tạo SV cơ bản và hỗ trợ được một phần nghiệp vụ đào tạo; quá trình hoạt động còn nhiều lỗi xảy ra không thể khắc phục được; một số chức năng không còn phù hợp với yêu cầu và quy chế đào tạo mới được ban hành (Quy chế về đào tạo trình độ đại học ban hành theo Thông tư số 08/2021/TT-BGDĐT, ngày 18/3/2021 của Bộ GD-ĐT); do đó, không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý đào tạo hiện nay của nhà trường.

Vì vậy, đề tài khoa học-công nghệ cấp tỉnh “Nghiên cứu xây dựng hệ thống phần mềm quản lý đào tạo SV” là nhiệm vụ thiết yếu, mang tính thực tiễn cao.

Theo nhóm nghiên cứu, hệ thống quản lý đào tạo mới được xây dựng trên nền tảng công nghệ web hiện đại cho phép sử dụng trên các trình duyệt và hệ điều hành khác nhau, tối ưu hóa cơ sở dữ liệu, có khả năng nâng cấp, mở rộng các chức năng của phần mềm khi cần thiết đáp ứng nhu cầu đào tạo đa dạng và cập nhật các văn bản liên quan. Hệ thống cho phép nhiều đối tượng người dùng có thể truy xuất trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh…

Hệ thống tùy chọn có khả năng cá nhân hóa cao, giúp giao diện hiển thị cho từng đối tượng khác nhau một cách linh hoạt và sinh động. Bên cạnh đó, hệ thống có thể cho phép đăng nhập đa dạng nhận diện người dùng, tự động nhắn tin, hiển thị thông báo các nội dung, yêu cầu, đăng ký, kết quả đào tạo theo các kênh khác nhau, giúp nhà trường có sự kết nối với SV và các đối tượng liên quan.

Hệ thống quản lý đào tạo được xây dựng trên cơ sở phân tích hiện trạng công tác tổ chức, quản lý đào tạo của nhà trường để thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp; áp dụng quy chế đào tạo hiện thời và có khả năng cập nhật, nâng cấp khi quy chế, quy định có sự thay đổi; đồng thời, tối ưu hóa hệ thống cho phép truy xuất và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng; cung cấp cho các nhà quản lý cũng như các đối tượng liên quan các dữ liệu cần thiết như xét học vụ SV, đăng ký học phần, đánh giá điểm học phần, tổng kết điểm theo học kỳ và năm học, điểm rèn luyện, xét tốt nghiệp, thời khóa biểu… Hệ thống này cũng quan tâm đến vấn đề lưu trữ và bảo mật dữ liệu theo các yêu cầu hàng tháng, hàng năm bảo đảm theo quy định của Bộ GD-ĐT nên có tính thực tiễn cao.

“Qua hơn 18 tháng nghiên cứu với 7 cán bộ GV tham gia thực hiện, kết quả, hệ thống mới đáp ứng phù hợp với quy chế đào tạo, quy trình nghiệp vụ, quản lý đào tạo hiện hành, đáp ứng được yêu cầu về cách thức tổ chức đào tạo của Trường ĐHQB; cơ sở dữ liệu được tổ chức bảo đảm khả năng lưu trữ, truy xuất và bảo mật trong quá trình sử dụng. Các module xây dựng và giao diện web được thiết kế bảo đảm hỗ trợ tốt cho quá trình sử dụng của người dùng và có khả năng mở rộng và nâng cấp”, TS. Phạm Xuân Hậu, Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính, Trường ĐHQB-thư ký nhóm nghiên cứu cho hay.

Chủ nhiệm đề tài, PGS.TS. Nguyễn Đức Vượng khẳng định: “Thành công của nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng hệ thống phần mềm quản lý đào tạo SV, góp phần thực hiện việc tin học hóa, chuyển đổi số công tác quản lý nói chung và công tác quản lý đào tạo SV Trường ĐHQB nói riêng; nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý và đào tạo tại trường; tạo lập môi trường dữ liệu số về đào tạo một cách hiệu quả và tối ưu cũng như góp phần vào quá trình chuyển đổi số trong các cơ sở giáo dục đại học.”

Hương Trà