Việc niêm yết thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế; quan hệ của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục di sản thừa kế...

Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu diếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót người thừa kế; di sản thừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết.

 

Trong thành phần hồ sơ mà người yêu cầu công chứng lập văn bản thừa kế cung cấp thì giấy chứng tử của người để lại di sản rất quan trọng. Bởi đây là căn cứ để xác nhận nhân thân của một cá nhân có tài sản để lại sau khi chết. Giấy chứng tử là một loại giấy tờ hộ tịch của cá nhân được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho gia đình, người thân, người đại diện hoặc cá nhân, tổ chức có liên quan để xác định một người là đã chết, trong đó xác định các thông tin như thời gian chết, địa điểm chết và nguyên nhân chết… Đối với người Việt Nam thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử là UBND cấp xã, đối với người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam thì thẩm quyền đăng ký khai tử là UBND cấp huyện.

 

Trong hoạt động công chứng, việc sử dụng giấy chứng tử trong hồ sơ yêu cầu công chứng để chứng minh một người đã chết và dựa vào thông tin liên quan đến người chết để xác định thời điểm mở thừa kế, xác định người thừa kế, thời điểm chấm dứt hiệu lực của giao dịch… Giấy chứng tử là một loại giấy tờ rất cần thiết khi thực hiện công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc khai nhận di sản thừa kế.

 

Trong trường hợp người để lại di sản chết, giấy chứng tử là căn cứ chứng minh sự kiện tử của người để lại di sản, chứng minh những người có quyền hưởng di sản và xác định những di sản để lại của người chết.

 

Trong trường hợp người được quyền hưởng di sản chết, giấy chứng tử là căn cứ giúp những người thừa kế còn lại chứng minh không còn người thừa kế nào khác (nếu người này đang không có quan hệ hôn nhân với ai và không có con), hoặc là căn cứ để xác định thừa kế thế vị (nếu người này đã có con và chết trước người để lại di sản) hay những người được hưởng thừa kế thay người này (nếu có vợ chồng, con và chết sau người để lại di sản).

 

Hiện nay, thực hiện Luật Hộ tịch, người dân và các cơ quan đăng ký hộ tịch luôn quan tâm đến việc đăng ký khai tử. Luật Hộ tịch quy định rất cụ thể về thời hạn và trách nhiệm đăng ký khai tử.

 

Trong trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử. Tuy nhiên, trước đây do chưa nhận thức được tầm quan trọng của các giấy tờ hộ tịch nên việc đăng ký khai tử cho người chết còn chủ quan, thiếu tự giác, nhiều trường hợp không đăng ký khai tử hoặc đăng ký quá hạn.

 

Đối với những trường hợp chết đã quá lâu, chết trong thời kỳ chiến tranh, loạn lạc hoặc thiên tai, lũ lụt, hay không rõ chết nơi nào… người thân của người chết không thực hiện đăng ký khai tử cũng như không còn lưu giữ được bất cứ giấy tờ nào để chứng minh sự kiện chết, khi thực hiện việc công chứng văn bản thừa kế, công chứng viên phải vận dụng để đề nghị người yêu cầu công chứng có thể cung cấp các giấy tờ thay thế khác để chứng minh sự kiện chết của người đó như lý lịch đảng viên, giấy xác nhận sự kiện hộ tịch của UBND có thẩm quyền, bản khai sơ yếu lý lịch đã được chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, việc sử dụng các giấy tờ này sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro.

 

Điều 59, Luật Công chứng năm 2014 quy định, người thừa kế khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản có thể cung cấp giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết.

 

Còn đối với trường hợp công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và khai nhận di sản thừa kế, công chứng viên cần phải xem xét thận trọng hồ sơ vì dễ xảy ra tranh chấp, dễ bỏ sót người thừa kế.

 

Văn bản thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản là căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản, do đó, để bảo đảm tính an toàn pháp lý của văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, phòng ngừa các tranh chấp phát sinh cũng như bỏ sót hàng thừa kế, đối với người để lại di sản thì giấy chứng tử bắt buộc phải có trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Vì khi công chứng viên thực hiện bất kỳ thủ tục công chứng nào về thừa kế thì việc đầu tiên công chứng viên cần xác định là phải có sự kiện chết của người để lại di sản mà chỉ có giấy chứng tử mới xác định chính xác nhất sự kiện tử của một người.

 

Tiếp đến, công chứng viên cần xác định thời điểm chết của người để lại di sản. Việc xác định thời điểm chết có ý nghĩa hết sức quan trọng vì đó là mốc để xác định những người được hưởng di sản thừa kế, có phát sinh người được hưởng di sản thừa kế thay hoặc thừa kế thế vị hay không. Ngoài ra, thời điểm chết còn xác định được di sản để lại là tài sản riêng hay phần tài sản trong tài sản chung với người khác.

 

Từ những nội dung nêu trên, đề nghị cơ quan thực hiện đăng ký hộ tịch cần kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin, xác nhận sự kiện tử là đúng sự thật để hạn chế sai sót, không tạo kẽ hở cho kẻ xấu lợi dụng khi lập văn bản khai nhận di sản thừa kế.