Tại hội nghị, các đại biểu đã được nghe giới thiệu về mô hình “Phòng họp không giấy”; các tính năng, cách sử dụng và tiện ích của mô hình này. Mô hình “Phòng họp không giấy” dựa trên việc ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin, gồm: hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ, bảo đảm phục vụ trước, trong và sau phiên họp.

 

Cụ thể, trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Khi bắt đầu cuộc họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung và kết thúc cuộc họp, bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp trên hệ thống. Ngoài ra, mô hình còn giúp lãnh đạo thống kê, phân loại công việc, lên lịch và nhắc việc tự động đối với các đơn vị trực thuộc.

 

Triển khai mô hình này, toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, giảm tới mức thấp nhất việc sử dụng văn bản dưới dạng in sao. Ðồng thời, mô hình là nguồn tài liệu mở, luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa, rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích.

 

Mô hình “Phòng họp không giấy” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu, phát triển và hiện nay đang được triển khai ở các tỉnh, thành phố trong cả nước. Tại Quảng Bình, Sở TT-TT là đơn vị đầu tiên thử nghiệm ứng dụng mô hình. Sau khi thử nghiệm, hiệu chỉnh, hiện Sở TT-TT đang phối hợp với VNPT triển khai nhân rộng mô hình đến các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. Đây là một trong những giải pháp nhằm triển khai có hiệu quả việc xây dựng chính quyền điện tử và thành phố thông minh tỉnh Quảng Bình.