(QBĐT) - Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là nơi lưu trữ nhiều tài liệu mang giá trị lịch sử phản ánh các vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh, quốc phòng… của tỉnh nhà. Để phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu, từ năm 2014, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã triển khai ứng dụng phần mềm số hóa tài liệu trong công tác lưu trữ hồ sơ.

Để góp phần hiện đại hóa ngành lưu trữ, đưa công nghệ thông tin vào quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ, cuối tháng 10-2013, UBND tỉnh đã phê duyệt kế hoạch đầu tư trang thiết bị và số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1945-2008.

Trên cơ sở đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiến hành số hóa tài liệu 3 phông lưu trữ: UBHC tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1953-1967, HĐND tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1989-2008, UBND tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1989-2008.

Kết quả, đã nhập dữ liệu 179.961 văn bản; quét 728.310 trang tài liệu, 8.593 hồ sơ; quét và nhập dữ liệu 1.861 phim âm bản, ảnh. Tổng tài liệu đã số hóa là 162m giá (chiếm 41%) so với tổng số lượng tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử.

Anh Hồ Ngọc Thắng, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cho biết, số hóa tài liệu là sự chuyển hóa thông tin tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số, có thể tạo trực tiếp hoặc scan.

Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy sang hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu được quét bằng máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó, phần mềm sẽ chuyển file ảnh đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa sẽ tìm được tài liệu trên máy tính hoặc không gian mạng.

Sau khi được số hóa, phần mềm của 3 phông lưu trữ: UBHC tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1953-1967, HĐND tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1989-2008, UBND tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1989-2008 đã được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ứng dụng vào việc bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.

Đây là bước đột phá trong công tác lưu trữ tại trung tâm vì tài liệu sau khi số hóa sẽ được bảo vệ vĩnh viễn mà không lo lắng về việc tài liệu cũ đi hay chịu tác động của môi trường bên ngoài. Số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vì chỉ cần nhập từ khóa chính để tìm kiếm tài liệu dữ liệu thay vì bỏ hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm tài liệu.

Bên cạnh đó, số hóa tài liệu còn góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực lưu trữ vì tài liệu sau khi được số hóa sẽ được lựa chọn và công bố trên trang thông tin điện tử nên người dân và tổ chức khi có nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học; tăng cường khả năng bảo mật thông tin, tạo cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ…

Theo anh Thắng, từ khi trung tâm triển khai sử dụng phần mềm số hóa tài liệu đã giảm chi phí, thời gian đi lại cho các tổ chức, cá nhân, nhất là người dân ở các huyện miền núi. Trước đây, người dân đến tìm tài liệu phải chờ nhân viên lưu trữ tìm trong kho mất một vài giờ, nhiều tài liệu phải tìm một vài ngày, nhưng sau khi số hóa thì chỉ cần chờ một vài giây thao tác trên mạng là có thể tìm được tài liệu. Đặc biệt, người dân không cần trực tiếp đến trung tâm để tìm tài liệu mà chỉ cần gọi điện nhờ nhân viên lưu trữ tìm giúp nếu văn bản cần tìm không cần đóng dấu đỏ.

Ông Đinh Văn Hùng, Hiệu trưởng Trường THPT Hùng Vương (Bố Trạch) tâm sự: “Đã rất nhiều đời hiệu trưởng Trường THPT Hùng Vương muốn tìm quyết định thành lập trường để tổ chức kỷ niệm thay vì lấy ngày khai giảng đầu tiên là ngày 15-10-1980 để kỷ niệm ngày thành lập trường.

Đáng lý là tôi phải vào Huế lục tìm lại tài liệu lưu trữ trước đây để tìm. Nhưng một lần tình cờ biết đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, tôi đã gọi cho anh Hồ Ngọc Thắng, Giám đốc trung tâm nhờ tìm thử xem có lưu trữ tại trung tâm hay không.

Và chỉ một ngày sau, anh Thắng đã gửi lại cho tôi nội dung quyết định thành lập trường qua gmail. Chưa bao giờ tôi nghĩ việc tìm kiếm tài liệu lại dễ dàng và thuận lợi như vậy. Chỉ một cuộc điện thoại, tôi đã tìm được quyết định và biết chính xác ngày thành lập trường mà không phải mất công vào Huế hay trực tiếp đến trung tâm tìm kiếm”.

Chị Nguyễn Thị Hồng Minh, Trưởng phòng Cán bộ, công chức viên chức, Sở Nội vụ chia sẻ: “Công việc của tôi phải thường xuyên tìm các quyết định, văn bản để hoàn tất thủ tục hồ sơ. Có những quyết định không nhớ số, nhớ ngày vì lâu quá rồi. Nhưng chỉ cần điện thoại nhờ nhân viên Trung tâm Lưu trữ lịch sử tìm thì một lúc sau đã có nội dung của quyết định mà tôi cần tìm, rất nhanh chóng và thuận lợi”.

Tuy nhiên, đến nay, vẫn còn khối lượng lớn tài liệu của 11 phông lưu trữ đang bảo quản tại trung tâm chưa được số hóa. “Hiện tại, trung tâm đã trình lên UBND tỉnh kế hoạch số hóa tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2019-2021.

Nếu được UBND phê duyệt, trung tâm sẽ tiếp tục thực hiện số hóa những tài liệu còn lại trong kho lưu trữ để đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu của người dân, các cơ quan, tổ chức”, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hồ Ngọc Thắng khẳng định.

Lan Chi